Clase VII: Documentos Ejecutivos

Los documentos ejecutivos son aquellos utilizados en el ámbito laboral para organizar la información de manera ordenada. Se ocupan a todos los niveles dentro de una organización.

Si bien cada documento tiene una estructura y función propia, hay aspectos generales comunes para todos. A la claridad, concisión y sencillez que definimos como elementos básicos para redactar cualquier texto, agregaremos la cohesión, la coherencia y la adecuación, es decir, la consideración hacia él o los receptores del documento, a fin de establecer los mejores términos para llegar a ellos.

Claves para una redacción clara y eficiente:

- Definir receptor o receptores. - Establecer el objetivo a comunicar. - Estructurar documento según fórmula “una idea, un párrafo”. - Utilizar “fórmulas de cortesía”, frases que sean cordiales, sin caer en lo exagerado, reflejando amabilidad y buena disposición.

A continuación, revisaremos algunos de los documentos más usados y sus particularidades.

Cartas

- Fecha y lugar - Saludo, considerando el estilo de la empresa llevará el nombre, cargo, etc. puede llevar un segundo enunciado con vocativo, para dar más soltura. - Cuerpo: sin duda lo más importante. Se debe exponer claramente el asunto a tratar, las consideraciones correspondientes, etc. - Despedida: expresión formal que le dará término. - Firma.

Minuta

Una minuta es un pequeño resumen de una reunión. En ella, se toma nota de los puntos principales tratados. Si bien suele responder a criterios propios de la organización en cuestión, generalmente se estructura así:

- Fecha y lugar (también puede ir la hora). - Asistentes. - Puntos tratados. - Acuerdos alcanzados. - Fecha de la próxima reunión. - Firma de los presentes.

Circular

Documento utilizado para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc. Se utiliza principalmente a nivel interno y la información resulta de interés para varios destinatarios.

Correo electrónico

Antes de redactar un correo electrónico, se debe evaluar qué tan necesario es mandar dicho correo. A veces se envían correos prescindibles o se copia a las personas inadecuadas y esto puede traer confusiones en la relación laboral.

El asunto es muy importante, porque en gran medida dependerá de él que nuestro correo sea leído. Este campo no es para incluir el saludo, debe especificar el principal punto del correo.

El cuerpo del correo necesita ser breve y claro. Se recomienda jerarquizar la información, de manera de partir por el punto más importante, y no exceder los tres párrafos.

La despedida muestra cordialidad y profesionalismo. No debe ser extensa. Además se debe tener en cuenta que precederá a la firma, que se predispondrá según el estilo de la empresa.

"Tips" para el correo electrónico:

Cuidar la ortografía. Ni la inmediatez ni la confianza que podamos tener con el receptor justifican que pongamos menos atención a este aspecto.

NO PONER FRASES EN MAYÚSCULA, porque la mayúscula es al correo electrónico lo que el grito a la conversación.